Der Begriff E-Mail Archivierung beschreibt den Vorgang der regelmäßigen Sicherung Ihrer gesendeten und empfangenen E-Mails. Laut §238 HGB sind Sie verpflichtet, alle geschäftsrelevanten Vorgänge, zu denen auch die E-Mails gehören, für 10 Jahre zu archivieren, wenn Sie steuerrelevant sind und für 6 Jahre bei allen anderen Angelegenheiten.
Experten sind sich allerdings sicher, dass eine reine unstrukturierte Ablage bei der Menge der täglichen E-Mails nicht ausreichend ist.
Objektive Details dazu finden Sie unter:
http://de.wikipedia.org/wiki/E-Mail-Archivierung

Yes, in germany e.g. since 2002. Reference is §238 HGB. Companies have to backup business and tax related emails for 10 years, all others for 6 years. There a similar laws in other EC countries and also outside EC.

Der Begriff E-Mail Management ist noch neuer und geht über die E-Mail Archivierung weit hinaus. E-Mail Management beschreibt den Vorgang der regelmäßigen, aber gesteuerten Ablage gesendeten und empfangenen E-Mails. Das bedeutet, die E-Mails werden entsprechend Ihres Inhaltes in unterschiedliche Ablageorte abgelegt oder mit unterschiedlichen Farbgebungen kenntlich gemacht.
Objektive Details dazu finden Sie unter:
http://wiki.computerwoche.de/doku.php/it-management/mail-response-management

Sie haben die Software gekauft, nun wollen Sie die volle Funktion nutzen.

Es bestehen hier grundsätzlich 2 Möglichkeiten:

A) Sie hatten bereits die Freeware im Einsatz und wollen diese in ein vollwertiges Produkt wandeln

B) Sie haben den mailonizer noch nicht installiert

zu A)

Sie können in den 'Optionen' den Lizenzcode eingeben. Starten Sie danach das Programm neu.

Der mailonizer erkennt die gültige Lizenz und bestätigt diese mit einem grünen Hintergrund. In diesem Fall mailonizer PRO und EXTREME Code.

zu B)

Nach dem Bestellprozess wird Ihnen eine E-Mail zugeschickt, die einen Downloadlink für das Setup enthält. Laden Sie diese Datei herunter und führen Sie das Setup aus. Verfahren Sie anschließend wie Punkt A), da es sich beim Setup um die Freeware handelt.

The mailonizer setup needs to be done with an administrator account to register the components. This can happen by using the context menu with right mouse click on setup.exe. Then you need to change rights in folder C:\Programme\mailonizer to ‚Read, Execute’ .

Folder C:\Programme\mailonizer -> right mouseclick -> Poperties -> Rider ->Security->Rigths ‚Read, Execute’ .

Der mailonizer speichert Outlook Objekte vom Typ Mail (olMail). Die Speicherung findet alternativ in den Formaten MSG, HTML oder TXT statt. Das Format kann allgemein und für jeden Filter individuell eingestellt werden. Beim Format MSG stehen Ihnen die Anhänge einer E-Mail zur Verfügung, im Format HTML und TXT ist dies nicht der Fall. Terminvorschläge löschen sich selbst und können daher nicht erfasst werden.

Der mailonizer speichert die gefilterten E-Mails als Datei, sie können den Speicherort beliebig wählen. Dies könnte Ihr PC oder ein Netzlaufwerk sein. Gehen Sie dazu in die Filtereinstellung Button ‚Filter’, wählen Sie den gewünschten Filter und betätigen Sie den Button  ‚Setze Ordner’. Es erscheint ein Dialog, indem Sie den Ordner angeben können. Dieser wird zukünftig für die E-Mail Ablage genutzt.

Der mailonizer speichert zusätzlich alle gesendeten und empfangenen E-Mails als Datei, quasi als Grundsicherung.

Den Speicherort dieser E-Mail Ablage konfigurieren Sie hier:

Der mailonizer besitzt unterschiedliche Filter. Der allgemeine Filter filtert nach einem Start- und Stopausdruck. Der Teil dazwischen wird zur Erstellung eines Verzeichnisses genutzt. So ergibt sich für jeden neuen Kontext vollautomatisch eine neue Struktur. Eine große Anzahl von Beispielen finden Sie in der Rubrik Lösungen.

Jeder mailonizer Filter wirkt eigenständig und parallel zur E-Mail Archivierungsfunktion. Die Archivierung legt alle gesendeten und empfangen E-Mails in einem Ordner ab. Jeder Filter erstellt eine Kopie der E-Mail und speichert diese unter den im Filter angegeben Zielordner ab.

emails with more then one receiver will handle mailonizer for each receiver separat to ease email search later.

BCC Einträge werden nicht behandelt. Der mailonizer geht davon aus, dass der Eintrag bewusst im BCC erfolgte und dass daher niemand anderes davon wissen soll. Wichtig ist, dass manche Newsletterprogramme das Feld BCC nutzen, um den Eindruck zu erwecken, jede E-Mail sei speziell nur für den Empfänger verschickt worden. In Kombination mit solchen Produkten werden Newsletter beim Versand nicht archiviert. 

Wenn Sie nach einer bestimmten Mail suchen, stellt Ihnen der mailonizer die Suchfunktionen des Windows Explorer zur Verfügung. Praktisch heißt dies:

Sie suchen nach einem Newsletter von XING, der nicht mehr in Ihrem Posteingang liegt. Klicken Sie auf den mailonizer Eintrag in der Taskleiste unten rechts. Nutzen Sie den Button ‚show saved received mails’. Es öffnet sich ein Explorerfenster.

Aktivieren Sie das rechte Fenster durch Anwahl eines beliebigen Eintrages. Tippen Sie den 1. Buchstaben der Mailaddresse, in diesem Fall ‚X’, der Cursor wandert zum Ordner …\inbox\from\XING.

Sie haben Ihr Ziel erreicht …

Die Vorgehensweise für gesendete und gefilterte Mails ist identisch.

Derzeitige Versionen des mailonizer können kein Spam erkennen. Dies hat zur Folge, dass jede Mail in Ihrem Posteingang behandelt und archiviert wird. Eine Lösung dazu wird derzeit entwickelt. Klicken Sie in unseren Shop, um sich über preiswerte und effektive AntiSPAM Produkte zu informieren, die wir Ihnen über unseren Partner Avira zur Verfügung stellen.

Die Gefahr von infizierten E-Mails nimmt täglich zu, gleichzeitig sind wir aber von der Nutzung im beruflichen, wie auch im privaten Bereich abhängig. Der mailonizer stellt kein Antivirenprogramm dar, dies liegt in der Verantwortung des jeweiligen Benutzers. Wir empfehlen daher die Produkte unseres Partners Avira, bitte informieren Sie sich ausführlich in unserem Shop.

Systemadministratoren befürchten Probleme nach Installationen neuer Produkte. Der mailonizer begegnet diesem Problem aktiv durch die Erstellung eines Systemwiederherstellungspunktes. So können Sie bei Installationsproblemen jederzeit wieder unproblematisch Ihr vorheriges System herstellen. Zu den installierten Dateien gehören die Visual Basic Runtime, die Redemption.dll, die Programmdateien, Bilder und Konfigurationsdateien. Eine ausgiebige Liste der Installationsdateien erhalten Sie auf Anfrage.

WICHTIG:

Die Systemdateien werden nur in dem Fall installiert, wenn Sie nicht dem Stand des aktuellen Service Pack entsprechen !

Der mailonizer speichert grundsätzlich pro empfangene bzw. gesendete Mail, pro Mailadresse (An, CC) und pro Filter. Der schlimmste Fall würde bedeuten, dass eine E-Mail mit einem Anhang von 1 MB, die an eine Gruppe von 10 Adressen geht und zusätzlich noch 10 Filterkriterien entspricht. Das bedeutet, die Mail wird 20 mal gespeichert. Eine Anzahl von 10 generischen Filtern erscheint uns daher noch als sinnvoll. In Ausnahmefällen ist die Erweiterung der Filteranzahl einfach möglich, bitte nehmen Sie mit uns Kontakt auf.

Der mailonizer achtet auf die Anzahl ungelesene E-Mails in Ihrem Ordner ‚Posteingang’ und der Anzahl der gesendeten E-Mails in Ihrem Ordner ‚Gesendet’. Sollte sich die Anzahl ändern, wird die Suche aktiviert. Um ein wiederholtes Prüfen bereits behandelter E-Mails zu verhindern, findet ein interner Cache Mechanismus statt, der ggfls. die Suche deaktiviert. 

Ab Version 2.0 speichert der mailonizer auch Unterordner des Ordners ‚Posteingang’ oder ‚Gesendet’. Sie können den zu sichernden Ordner und den Zielordner auf ihrer Festplatte auswählen.Die komplette Lösung sehen Sie hier beschrieben.

Wenn Sie die Grundsicherung des mailonizer auf einen Unterordner mybox anwenden wollen, können Sie dies durch den Eintrag. Sie können dann die Outlook Regeln dazu nutzen, nur die E-Mails in mybox abzulegen, die abgelegt werden sollen.

[GENERAL]

mailbox="mybox"

mailonizer saves the emails with a maximum length of 175 character and with a path not longer then 255 characters. To avoid problems with long subjects, file names were cut off. Another solution to reduce the length, you'll find in the content ’total path to long’

mailonizer depens on the file rules of Windows. mailonizer saves files with a filename length of maximum 175 chars and a path with amaximum length of  255 chars. This can lead to problems, if you use WORD as email editor. We give you the advice to deactivate WORD in the options.

mailonizer can handle path names up to 255 chars. This is the limit of all windows operation systems, so we can't fix it, sorry. This shows you an option, how to deal with it.

Example:

We assume, you send reports with long file names ( less 176 chars) in path C:\Dokumente und Einstellungen\[MeinUser]\Eigene Dateien\TechnischeBerichte. If you receive a new report  TD_Kunde_Maschien_Mitarbeiter_Datum.doc the path will be too long.

In this case TD_DaimlerCrysler_Gildemeister_Mustermann_20090512.doc

The path is divided into 4 parts:

1. part: destination folder for the filter

"C:\Dokumente und Einstellungen\[MeinUser]\Eigene Dateien\"

2.part: name of the filter:

"TechnischeBerichte"

3. part: Name of the new folder depending on filter configuration:

"Kunde_Maschien_Mitarbeiter_Datum"

4. part: Name of the file:

"TD_Kunde_Maschien_Mitarbeiter_Datum.doc"

"C:\Dokumente und Einstellungen\[MeinUser]\Eigene Dateien\ TechnischeBerichte\TD_DaimlerCrysler_Gildemeister_Mustermann_20090512\_DaimlerCrysler_Gildemeister_Mustermann_20090512.doc"

You could solve this problem by using the subst call. This assigns a new drive to a former path.

Change into folder C:\Dokumente und Einstellungen\[MeinUser]\Eigene Dateien and open a command box. Type "subst Z: .", to assign the actual path to drive Z:.

Der mailonizer in der Version BASE/PRO/EXTREME markiert jede gespeicherte Mail im Betreff mit  [ReqId] user.id[/ReqId] *)

User     -          Benutzername

Id         -          Eindeutige Nummer der eingegangenen Mail

a)      Dies dient der sichtbaren Kontrolle, dass gespeichert wurde.

b)      Es bietet die Möglichkeit, mit dem Standardfilter Vorgänge zusammenzufassen, das alle Einträge in einem Ordner gespeichert werden.

Beispiel:

Alle Antworten zu dem Request 3315 sind in dem Ordner D:\mail\Request\euhus_3315 gelandet.

*) Ab der Version 1.2 wird der Betreff um den Eintrag [mailonizer.user.id] erweitert.

Sie können die automatische Registrierung neuer E-Mails in den Optionen ausschalten, indem Sie die Checkbox 'E-Mail Registrierung' deaktivieren, siehe Bild.

Sie wollen eine E-Mail, die über einen Link auf einer Homepage generiert wurde, so gestalten, dass diese in einem vorher definierten Pfad landet ? Sehen Sie dazu unsere Lösung Onlinebewerbung ablegen im Bereich Lösungen.

A nice method to send files via email is to select the file and right click on explorer context menu  'send to -> email receiver'. The subject of the new email will be filled automatically with 'by email send: [filename].

Exactly this information could be used by mailonzer to start filtering. Set startpattern to  'by email send:' and the endpattern to the file extension e.g. '.pdf'. A new folder will be created with the name of the file and the email will be saved there.

Sie können die E-Mails in den Formaten MSG, HTML oder TXT speichern.  In dem Filtermenü können Sie diesen Eintrag je Filter unterschiedlich setzen, siehe Bild.

Der mailonizer führt automatisch Protokolldateien zur Überprüfung. Falls Sie diese Protokollfunktion deaktivieren wollen, können Sie das folgendermaßen. In dem Abschnitt GENERAL in der mailonizer.ini finden Sie dazu den Eintrag logging.

[GENERAL]

logging=0

Sie haben die Protokollierung deaktiviert. Wir empfehlen diese Funktion, da Sie die erfolgreiche Archivierung dokumentiert und Ihnen so die Sicherheit einer Protokollierung gibt. 

mailonizer  comes with a feature to look for keywords. Use the SPAM filter to look for logical keyword OR connection. All other filters cancel, if one keyword is missing to reduce cpu usage.

Please check the link in your ‚Autostart’ folder. There should be a file called mailonizer.lnk. This file was copied by setup. If not please have a second look in the 'All User' 'Autostart folder.

To create it:

You could create the file afterwards in the folder C:\Programme\Mailonizer. Right click with mouse on mailonizer.exe and choose  ‚Create link’. Copy the link file to your folder 'Autostart'.

Firts, please check state of license. You can see the version on the caption bar of the mailonizer. Second, please check state of each filter in the filter form, because they can be deactivated.

You installed the mailonizer Freeware sucessfully and the next day it is not working ? Please check in the options, whether the Freeware limits are activated. You did see a message box , which informed you about that fact. 

You need to activate the feature  ‚Save inbox’ or ‚Save outbox’ again manually. The full versions BASE, PRO and EXTREME don't ahve that limits.

There is a feature to test the filter configuration. After changing a filter there is a message box to ask you.

If your answer is 'Yes' you can run the test by clicking button 'filtertest'.

An email is generated to your email adress. The selected text needs to be adapted. In this case the entry  'NeueMaschine' was added.

The email should appear on sending and receiving in the folder D:\mails\mail\Maschine\NeueMaschine\... .

Nach der Deinstallation kommt es vereinzelt dazu, dass Outlook mit einer Fehlermeldung aufstartet, dass die Redemption.dll nicht gefunden werden kann. Sie können dies in den 'Erweiterten Optionen' unter Outlook lösen, indem Sie die folgende Checkbox deaktivieren, wie auf dem Bild gezeigt.

Der mailonizer speichert seine Daten im Anwenderverzeichnis. Hier findet Ihr auch die mailonizer.ini, die language.ini und die tracking.ini. Mit diesen Dateien wird das komplette Verhalten gesteuert.

Zu finden ist das Verzeichnis in XP unter

C:\Dokumente und Einstellungen\[USER]\Anwendungsdaten\mailonizer

Unter Vista/WIN 7 findet Ihr das Verzeichnis unter

C:\Users\[USER]\AppData\Roaming\mailonizer

Delete or rename the folder mailonizer in the User folderto reset your mailonizer. mailonizer runs like the first time and aks for all information again.

Under XP you find the folder in

C:\Dokumente und Einstellungen\[USER]\Anwendungsdaten\mailonizer

VIn ista/WIN 7 you'll find it under

C:\Users\[USER]\AppData\Roaming\mailonizer

ATTENTION: By doing this, your license keys will be lost, so save them first