E-Mail Management für Projektleiter

Sie sind Projektleiter und klären täglich eine Vielzahl von Fragen, Pflichtenheften, Spezifikationen, Protokollen per Mail mit Ihren Kunden und Projektteams ? Sie erstellen und verteilen Projektpläne für unterschiedliche Projekte, machen Dokumentfreigaben, geben Rechnungen frei und berichten der Geschäftsführung ? Sie haben erkannt, das eine reine Email Archivierung zu wenig ist und suchen nach einer automatischen Email Ablage nach Ihren Regeln.

Sie managen bereits Ihre Projekte und benötigen einen Assistenten für das Email Management !

Ihre Wünsche könnten so aussehen:

• Sie möchten alle eingehenden und ausgehenden Mails automatisch einem Projekt zuordnen ?
• Sie möchten die Mails dauerhaft außerhalb von Outlook archivieren, um Ihren Microsoft Exchange Server zu entlasten und eine langfristige Projektarchivierung zu garantieren ?
• Sie möchten die Mails auch ohne Outlook Ihrem Team als HTML Datei  zur Verfügung stellen ? Sie möchten alle Mails zu einem Projekt schnell wieder finden ?

mailonizer löst das Problem für Sie ! Während Sie mit Outlook kommunizieren, erstellt sich im Hintergrund automatisch Ihre projektbezogene E-Mail Ablage.

Outlook Regeln

Die einfachen Möglichkeiten der Outlook Regeln verleiten dazu, in einem ersten Schritt die Projekt E-Mails in einem Projektordner im Outlook abzulegen.  Wenn Sie sich über diese einfache Lösung weiter informieren wollen, lesen Sie hier.

Sie sollten sich aber darüber bewusst werden, dass Sie in Ihrem Projektteam so ein Teammitglied einbinden, dass es mit Zuverlässigkeit nicht ganz so ernst nimmt, wie Sie es sich als Projekt Manager vorstellen, oder wie es das HGB fordert. Informieren Sie sich über die Schwächen dieser Lösung, lesen Sie hier.

Aus der langjährigen Erfahrung mit dem Thema E-Mail Management müssen wir von dieser Lösung abraten.

Wir wollen daher in dieser Case Study auf eine alternative Lösung eingehen, die unser Produkt mailonizer bietet.

Die eindeutige Projektnummer

Unabhängig von der E-Mail Management Lösung beherzigen Sie den folgenden Rat:

Geben Sie dem Kind einen Namen

Da aber die deutsche Sprache leider nicht  eindeutig ist, empfehlen wir die Vergabe einer Projektnummer. Besonders Unix und Linux Betriebssysteme reagieren bereits auf die unterschiedliche Groß/Kleinschreibweise bei Dateinamen, ähnlich viele Varianten sind in der deutschen Sprache verborgen.

Sie glauben das nicht ?

Was meinen Sie wie viele Schreibweisen im folgenden Forschungsprojekt in 3 Jahren aufgetaucht sind:

 http://www.make-it-project.com/

Makeit, Make-it, make-it, makeit, makeIt, makeIT, MakeIt …

Vereinbaren Sie besser projektübergreifend mit Kunden, Lieferanten und dem gesamten Projektteam eine eindeutige Projektnummer, wenn diese nicht bereits durch ein Datenbanksystem vorgegeben ist. Zusätzlich müssen Sie sich auf eine gemeinsame Struktur für die Betreffzeile, z.B. „[P6559]“ einigen.

Eindeutige Projekt E-Mail per Verknüpfung in Outlook erstellen:

http://www.youtube.com/watch?v=LE0cHfHnMdA

Einmalige Definition des mailonizer Filters

Legen Sie diese einmalig in den Filtereigenschaften des mailonizer fest, in diesem Fall der Filter 6 von 10, siehe Bild.

Bestätigen Sie diese Filterdefinition. Mit ‚Setze Ordner’ können Sie den Zielordner neu definieren.

Dynamische Erstellung der Projektordner

Nach der einmaligen Konfiguration greifen die generischen Filter. Der mailonizer nutzt den Eintrag im Betreff vollautomatisch zur strukturierten Ablage. Im Beispiel wurden die Daten zu dem Projekt 6559 gesammelt, diese werden im Explorer angezeigt, wenn Sie auf den Button ‚Zeige Ordner’ klicken.

Sollte ein Ordner noch nicht vorhanden sein, wird dieser vollautomatisch durch den mailonizer erstellt.

Link zur Erstellung einer strukturierten E-Mail

Im Laufe der Benutzung wünschen sich die Teammitglieder eine einfache Lösung, eine Projekt E-Mail mit dem richtigen Bezug zu der Projektnummer zu generieren.

mailto:projektleiter@IhreFirma.de?subject=[P6559]   (Testen Sie den Link)

Hier schon mal ein Blick auf die generierte E-Mail:

Diesen Link kann man an beliebigen Stellen im Intranet oder in Office Dokumenten platzieren, um den Projektbezug möglichst zu 100 % zu gewährleisten. Andernfalls zeigt die Praxis, dass sich die unten gezeigten E-Mails ergeben. Da Sie weder einen Verlauf enthalten, noch einen Bezug zu einem Projekt oder dem Inhalt des Besprochenen, sind solche E-Mails wertlos und müssen vermieden werden.

Kann ich Ordner für die Ablage festlegen ?

Selbstverständlich können Sie auch einen Netzwerkpfad zur Ablage nutzen.

Wie finde ich die E_Mails wieder ?

Klicken Sie im oben genannten Filterdialog auf ‚Zeige Ordner’ und in diesem Falle öffnet sich das oben gezeigte Bild mit dem entsprechend angelegten Projektverzeichnis im Explorer. Nutzen Sie die Funktionen des Explorers, die Sie gewohnt sind !

Wie lange dauert die Softwareinrichtung eines Arbeitsplatzes ?

Die Installation und die Einrichtung der beschriebenen Lösung nahm ca. 30 Minuten pro Projektteilnehmer in Anspruch. Da es sich um eine externe Lösung handelt, ist auch ein Upgrade von Outlook ohne Neuinstallation problemlos möglich, während AddIn Lösungen komplett neu installiert werden müssen. Die Datenablage wurde in die Archivierungsstrategie des Betriebes eingebunden, so dass hier kein Aufwand entstand. Die Kosten pro Projektmitglied beliefen sich auf 49.95 € pro PC Lösung und stellen so eine preiswerte E-Mail Management Variante dar. Die Projektmitglieder wurden mit der Variante mailonizer PRO ausgestattet.

AutoCategory setzt automatisch Kategorie ?

Interessant in dem Zusammenhang ist auch die Funktion AutoCategory, die aus dem Filterergebnis eine Kategorie erstellt.
AutoCategory ist ab mailonizer V3.0 verfügbar, siehe Funktionsübersicht.