Produktanfragen automatisch ablegen

In diesem Anwendungsfall finden Sie eine praktikable Lösung zur automatische E-Mail Ablage von Produktanfragen. Die Darstellung zu verkaufender Artikel in Internetshops ist die Basis eines jeden Geschäftes, dass sich im Internet präsentiert. Hier werden enorme Aufwände betrieben, um das Produkt in das rechte Licht zu rücken und so den Kunden vom Kauf zu überzeugen. Professionelle Bilder eingebettet in bewerte CMS System. Kernige Marketingaussagen und eine umfassende  Suchmaschinenoptimierung sollen auf das Produkt aufmerksam machen und den Kundennutzen möglichst auf einen Blick ermöglichen.

In 34% der Fälle möchte der Kunde aber zu dem Produkt zunächst weitere Informationen. 

Der Kunde hat da eine Frage

Stellt der potentielle Kunde eine Anfrage zu einem Produkt und nennt Ihnen nicht die eindeutige Artikelnummer, beginnt für Ihren Vertriebsinnendienst bereits der erste zusätzliche Aufwand. Es muss eine Rückfrage beim Kunden stattfinden, welches Produkt exakt gemeint ist. Das ist im Zweifelsfall nur eine E-Mail von wenigen Minuten, kann aber bei einer Vielzahl von Produktanfragen zu einer unübersichtlichen und zeitaufwändigen Arbeit ausarten. Gerade diese erste Antwort E-Mail ist der erste Eindruck beim Kunden und zeigt bereits, wie professionell Ihr Umgang mit der Kundenanfrage verläuft. Vielen Vertriebsmitarbeitern ist das natürlich bewusst und formulieren die Antworten dadurch sehr gewählt und zeitintensiv. 

Die eindeutige Produktzuordnung

Es bestehen Standardlösungen, mit denen sich diese Aufgabe bereits auf der Homepage lösen lassen. Dadurch erhält die Kundenanfrage eine eindeutige Nummer und der Vertriebsinnendienst erspart sich die Zuordnung der Anfrage zu einem Artikel.

 mailto:IhreAdresse@IhrShop.de?subject=Anfrage zu Ihrem Artikel [ID3422-735]

 Es öffnet sich die folgende, verallgemeinerte Produktanfrage in Form einer E-Mail:

Ein kleiner Schritt für Ihren Internetshop, aber eine nicht zu unterschätzende Arbeitserleichterung für Ihren Innendienst. Durch diesen kleinen Schritt ist der Betreff der Anfrage E-Mail bereits standardisiert. Es lassen sich so bequem Weiterleitungen an unterschiedliche Mitarbeiter organisieren. In der zugrunde liegenden Kundenanwendung kamen täglich ca. 100 Artikelanfragen per E-Mail im Outlook an.

Die Automatische Ablage

Solange Sie keine Größenbeschränkung Ihres Postfaches haben, könnten Sie mit dieser Lösung bereits leben (Wenn Sie auf die Outlook Schwächen achten, siehe hier). Die Aufgabe wurde mit dem Produkt mailonizer PRO weiter automatisiert, da in dem Falle nur Postfachgrößen von 80 MB pro User zur Verfügung standen. Es wurde daher nach einer Lösung gesucht, die zusätzlich eine automatische Ablage außerhalb des Outlook Postfaches erstellt. Zur Gewährleistung der firmeninternen Datensicherungsrichtlinien wurde das Zielverzeichnis in einem Netzwerkordner eingerichtet. Dieser war bereits Bestandteil des Datensicherungskonzeptes, so dass hier eine optimale Lösung gefunden wurde.

Wie das im Detail aussieht, sehen Sie in dem folgenden Bild:

Die Antwort E-Mail

Auch die Antwort als E-Mail landet durch die eindeutige Kennzeichnung in dem gleichen Artikelordner, so dass der komplette Gesprächsfaden archiviert ist.

Der weitere Ausblick

Die Lösung wurde zunächst nur für eine bestimmte Artikelart eingeführt. Die Installation und Einrichtung des Ablagesystems war innerhalb weniger Minuten abgeschlossen. Da die Projektdurchführung problemlos verlief, bei geringen Kosten aber einen hohen Nutzen erbrachte, ist geplant, diese Archivierung auch für weitere Artikel umzusetzen.