E-Mail Management für Personalberatung

Sie sind als Personalberater tätig und bekommen täglich eine Vielzahl von Bewerbungen per E-Mail? Diese müssen Sie nach Angebot sortieren und legen Sie manuell im Netzwerk ab? Sie haben erkannt, das eine reine Email Archivierung zu wenig ist und suchen nach einer automatischen Email Ablage nach Ihren Regeln. Sie kümmern sich bereits um die Bewerber und benötigen einen Assistenten für das Email Management !

Ihre Wünsche könnten so aussehen:

• Sie möchten die eingehenden und ausgehenden Mails pro Job sortiert haben ?
• Sie möchten die Mails dauerhaft außerhalb von Outlook archivieren, um Ihren Microsoft Exchange Server zu entlasten und eine langfristige HR Archivierung zu garantieren ?
• Sie möchten diese Mails schnell wieder finden ?

Während Sie mit Outlook kommunizieren, erstellt sich im Hintergrund automatisch Ihre jobbezogene E-Mail Ablage.

mailonizer löst das Problem für Sie !

Wir zeigen Ihnen in dem folgenden kurzen Abschnitt, wie schnell Sie

a) eine eindeutige Job E-Mail auf Ihrer Homepage definieren können

b) diese E-Mail mit dem mailonizer filtern können

c) wie die Ablage aussieht

Hinzufügen einer eindeutigen Jobnummer auf Ihrer Homepage

Hinterlegen Sie auf Ihrer Homepage je Job einen Link mit vorgegebener Betreffzeile:

"mailto: IhreAdresse@IhreDomain.de?subject=Project Manager  [ID281500027]"       (Testen Sie hier)

Der Test ergibt die folgende neue E-Mail:

Tauschen Sie die E-Mail Adresse gegen Ihre aus und passen Sie den Betreff  (subject) entsprechend an.

Festlegung der Filterkriterien

Legen Sie für die obere Zeile Kriterien im mailonizer an, die zu einem Treffer und so zu einer E-Mail Ablage je Job führt. Die Datenablage wurde auf dem Netzwerkordner M: eingerichtet, so dass eine automatische Einbindung in die Datensicherung des Betriebes erfolgt.

Der mailonizer speichert danach vollautomatisch die eingehenden Mails nach diesem Informationen.

Darstellung der Ergebnisse

Durch einen Klick auf den Button ‚Setze Ordner’ wird ein Explorer Fenster geöffnet, der die Datenablage zu diesem Filter öffnet.

Ein Doppelklick auf eine der gespeicherten E-Mails öffnet diese und Sie kann beantwortet oder weitergeleitet werden. Da diese E-Mail Ihre eindeutige Signatur [ID281500027] enthält, wird Sie wiederum in diesem Verzeichnis abgelegt.

Kann ich Ordner für die Ablage festlegen ?

Der Ablageort wurde für diesen Filter mit M:\Jobs festgelegt.  Selbstverständlich können Sie auch andere Laufwerke zur Ablage nutzen.

Wie finde ich die E-Mails wieder ?

In den Filtereinstellungen können Sie ein Explorer Fenster öffnen, das Ihnen die Suche nach der gesuchten Datei in dem Filterverzeichnis erleichtert.

AutoCategory setzt automatisch die Stellen ID !

Interessant in dem Zusammenhang ist auch die Funktion AutoCategory, die aus dem Filterergebnis eine Kategorie erstellt. Hier gezeigt an dem Beispielfilter für Projekt Management. AutoCategory ist ab mailonizer V3.0 verfügbar, siehe Funktionsübersicht.