Der Begriff E-Mail Archivierung beschreibt den Vorgang der regelmäßigen Sicherung Ihrer gesendeten und empfangenen E-Mails. Laut §238 HGB sind Sie verpflichtet, alle geschäftsrelevanten Vorgänge, zu denen auch die E-Mails gehören, für 10 Jahre zu archivieren, wenn Sie steuerrelevant sind und für 6 Jahre bei allen anderen Angelegenheiten.
Experten sind sich allerdings sicher, dass eine reine unstrukturierte Ablage bei der Menge der täglichen E-Mails nicht ausreichend ist.
Objektive Details dazu finden Sie unter:
http://de.wikipedia.org/wiki/E-Mail-Archivierung

Ja, seit 2002. Laut §238 HGB sind Sie verpflichtet, alle geschäftsrelevanten Vorgänge, zu denen auch die E-Mails gehören, für 10 Jahre zu archivieren, wenn Sie steuerrelevant sind und für 6 Jahre bei allen anderen Angelegenheiten.
Objektive Details dazu finden Sie unter:
http://www.bitkom.org/files/documents/BITKOM_Leitfaden_E-Mail-Archivierung_2005-07-13.pdf

Der Begriff E-Mail Management ist noch neuer und geht über die E-Mail Archivierung weit hinaus. E-Mail Management beschreibt den Vorgang der regelmäßigen, aber gesteuerten Ablage gesendeten und empfangenen E-Mails. Das bedeutet, die E-Mails werden entsprechend Ihres Inhaltes in unterschiedliche Ablageorte abgelegt oder mit unterschiedlichen Farbgebungen kenntlich gemacht.
Objektive Details dazu finden Sie unter:
http://wiki.computerwoche.de/doku.php/it-management/mail-response-management

Sie haben die Software gekauft, nun wollen Sie die volle Funktion nutzen.

Es bestehen hier grundsätzlich 2 Möglichkeiten:

A) Sie hatten bereits die Freeware im Einsatz und wollen diese in ein vollwertiges Produkt wandeln

B) Sie haben den mailonizer noch nicht installiert

zu A)

Sie können in den 'Optionen' den Lizenzcode eingeben. Starten Sie danach das Programm neu.

Der mailonizer erkennt die gültige Lizenz und bestätigt diese mit einem grünen Hintergrund. In diesem Fall mailonizer PRO und EXTREME Code.

zu B)

Nach dem Bestellprozess wird Ihnen eine E-Mail zugeschickt, die einen Downloadlink für das Setup enthält. Laden Sie diese Datei herunter und führen Sie das Setup aus. Verfahren Sie anschließend wie Punkt A), da es sich beim Setup um die Freeware handelt.

Das Setup des mailonizer muss mit Administratorrechten ausgeführt werden. Dies kann durch die rechte Maustaste erfolgen. Anschließend müssen in dem Verzeichnis C:\Programme\mailonizer die Userrechte ‚Lesen, Ausführen’ gesetzt werden.

Verzeichnis C:\Programme\mailonizer -> Rechte Maustaste -> Eigenschaften -> Reiter ->Sicherheit->Rechte ‚Lesen, Ausführen’ setzen.

Der mailonizer speichert Outlook Objekte vom Typ Mail (olMail). Die Speicherung findet alternativ in den Formaten MSG, HTML oder TXT statt. Das Format kann allgemein und für jeden Filter individuell eingestellt werden. Beim Format MSG stehen Ihnen die Anhänge einer E-Mail zur Verfügung, im Format HTML und TXT ist dies nicht der Fall. Terminvorschläge löschen sich selbst und können daher nicht erfasst werden.

Der mailonizer speichert die gefilterten E-Mails als Datei, sie können den Speicherort beliebig wählen. Dies könnte Ihr PC oder ein Netzlaufwerk sein. Gehen Sie dazu in die Filtereinstellung Button ‚Filter’, wählen Sie den gewünschten Filter und betätigen Sie den Button  ‚Setze Ordner’. Es erscheint ein Dialog, indem Sie den Ordner angeben können. Dieser wird zukünftig für die E-Mail Ablage genutzt.

Der mailonizer speichert zusätzlich alle gesendeten und empfangenen E-Mails als Datei, quasi als Grundsicherung.

Den Speicherort dieser E-Mail Ablage konfigurieren Sie hier:

Der mailonizer besitzt unterschiedliche Filter. Der allgemeine Filter filtert nach einem Start- und Stopausdruck. Der Teil dazwischen wird zur Erstellung eines Verzeichnisses genutzt. So ergibt sich für jeden neuen Kontext vollautomatisch eine neue Struktur. Eine große Anzahl von Beispielen finden Sie in der Rubrik Lösungen.

Jeder mailonizer Filter wirkt eigenständig und parallel zur E-Mail Archivierungsfunktion. Die Archivierung legt alle gesendeten und empfangen E-Mails in einem Ordner ab. Jeder Filter erstellt eine Kopie der E-Mail und speichert diese unter den im Filter angegeben Zielordner ab.

Eine E-Mail mit mehr als einem Empfänger wird durch den mailonizer je Empfänger gespeichert, um die spätere Suche zu erleichtern. In Zeiten von TB Festplatten wird diese redundante Datenablage bevorzugt, um einen schnelleren Zugriff bei der Suche zu erreichen.

BCC Einträge werden nicht behandelt. Der mailonizer geht davon aus, dass der Eintrag bewusst im BCC erfolgte und dass daher niemand anderes davon wissen soll. Wichtig ist, dass manche Newsletterprogramme das Feld BCC nutzen, um den Eindruck zu erwecken, jede E-Mail sei speziell nur für den Empfänger verschickt worden. In Kombination mit solchen Produkten werden Newsletter beim Versand nicht archiviert. 

Wenn Sie nach einer bestimmten Mail suchen, stellt Ihnen der mailonizer die Suchfunktionen des Windows Explorer zur Verfügung. Praktisch heißt dies:

Sie suchen nach einem Newsletter von XING, der nicht mehr in Ihrem Posteingang liegt. Klicken Sie auf den mailonizer Eintrag in der Taskleiste unten rechts. Nutzen Sie den Button ‚show saved received mails’. Es öffnet sich ein Explorerfenster.

Aktivieren Sie das rechte Fenster durch Anwahl eines beliebigen Eintrages. Tippen Sie den 1. Buchstaben der Mailaddresse, in diesem Fall ‚X’, der Cursor wandert zum Ordner …\inbox\from\XING.

Sie haben Ihr Ziel erreicht …

Die Vorgehensweise für gesendete und gefilterte Mails ist identisch.

Derzeitige Versionen des mailonizer können kein Spam erkennen. Dies hat zur Folge, dass jede Mail in Ihrem Posteingang behandelt und archiviert wird. Eine Lösung dazu wird derzeit entwickelt. Klicken Sie in unseren Shop, um sich über preiswerte und effektive AntiSPAM Produkte zu informieren, die wir Ihnen über unseren Partner Avira zur Verfügung stellen.

Die Gefahr von infizierten E-Mails nimmt täglich zu, gleichzeitig sind wir aber von der Nutzung im beruflichen, wie auch im privaten Bereich abhängig. Der mailonizer stellt kein Antivirenprogramm dar, dies liegt in der Verantwortung des jeweiligen Benutzers. Wir empfehlen daher die Produkte unseres Partners Avira, bitte informieren Sie sich ausführlich in unserem Shop.

Systemadministratoren befürchten Probleme nach Installationen neuer Produkte. Der mailonizer begegnet diesem Problem aktiv durch die Erstellung eines Systemwiederherstellungspunktes. So können Sie bei Installationsproblemen jederzeit wieder unproblematisch Ihr vorheriges System herstellen. Zu den installierten Dateien gehören die Visual Basic Runtime, die Redemption.dll, die Programmdateien, Bilder und Konfigurationsdateien. Eine ausgiebige Liste der Installationsdateien erhalten Sie auf Anfrage.

WICHTIG:

Die Systemdateien werden nur in dem Fall installiert, wenn Sie nicht dem Stand des aktuellen Service Pack entsprechen !

Der mailonizer speichert grundsätzlich pro empfangene bzw. gesendete Mail, pro Mailadresse (An, CC) und pro Filter. Der schlimmste Fall würde bedeuten, dass eine E-Mail mit einem Anhang von 1 MB, die an eine Gruppe von 10 Adressen geht und zusätzlich noch 10 Filterkriterien entspricht. Das bedeutet, die Mail wird 20 mal gespeichert. Eine Anzahl von 10 generischen Filtern erscheint uns daher noch als sinnvoll. In Ausnahmefällen ist die Erweiterung der Filteranzahl einfach möglich, bitte nehmen Sie mit uns Kontakt auf.

Der mailonizer achtet auf die Anzahl ungelesene E-Mails in Ihrem Ordner ‚Posteingang’ und der Anzahl der gesendeten E-Mails in Ihrem Ordner ‚Gesendet’. Sollte sich die Anzahl ändern, wird die Suche aktiviert. Um ein wiederholtes Prüfen bereits behandelter E-Mails zu verhindern, findet ein interner Cache Mechanismus statt, der ggfls. die Suche deaktiviert. 

Ab Version 2.0 speichert der mailonizer auch Unterordner des Ordners ‚Posteingang’ oder ‚Gesendet’. Sie können den zu sichernden Ordner und den Zielordner auf ihrer Festplatte auswählen.Die komplette Lösung sehen Sie hier beschrieben.

Wenn Sie die Grundsicherung des mailonizer auf einen Unterordner mybox anwenden wollen, können Sie dies durch den Eintrag. Sie können dann die Outlook Regeln dazu nutzen, nur die E-Mails in mybox abzulegen, die abgelegt werden sollen.

[GENERAL]

mailbox="mybox"

Der mailonizer speichert die Dateinamen mit einer maximalen Länge von 175 Zeichen und bis zu einer Pfadtiefe von 255 Zeichen. Um das Problem zu umgehen werden Teile des Dateinamens automatisch entfernt. Eine bessere Lösung zur Reduzierung der Pfadlänge lesen Sie im Beitrag ’GESAMTPFAD ZU LANG’

Der mailonizer speichert die Dateinamen mit einer maximalen Länge von 175 Zeichen und bis zu einer Pfadtiefe von 255 Zeichen. Dies kann zu Problemen führen, wenn Sie WORD als Editor für die Erstellung von neuen E-Mails verwenden und gespeicherte Dateien einfügen wollen. Deaktivieren Sie WORD in den Optionen.

Der mailonizer speichert die Dateinamen mit von 255 Zeichen. Diese ist im Betriebssystem Windows definiert, so dass wir dieses Problem nicht umgehen können. Es besteht allerdings eine einfache Möglichkeit, die Pfadtiefe zu reduzieren.

Beispiel:

Nehmen wir an, Sie archivieren Berichte mit einem relativ langen Namen ( kleiner 176 Zeichen) in einem Pfad C:\Dokumente und Einstellungen\[MeinUser]\Eigene Dateien\TechnischeBerichte. Wenn Sie jetzt einen Bericht mit dem Namen TD_Kunde_Maschien_Mitarbeiter_Datum.doc erhalten und die folgende Filtereinstellung im mailonizer nutzen, führt dies zu einer Überschreitung der 255 Zeichen und damit zu einem Problem. In diesem Fall TD_DaimlerCrysler_Gildemeister_Mustermann_20090512.doc

Der Gesamtpfad setzt sich dann aus 4 Teilen zusammen:

Teil 1: Ordner für diesen Filter:

"C:\Dokumente und Einstellungen\[MeinUser]\Eigene Dateien\"

Teil 2: Name des Filters:

"TechnischeBerichte"

Teil 3: Name des automatischen Unterordners entsprechend Ihren Filtereinstellungen:

"Kunde_Maschien_Mitarbeiter_Datum"

Teil 4:Dateiname des Berichtes:

"TD_Kunde_Maschien_Mitarbeiter_Datum.doc"

"C:\Dokumente und Einstellungen\[MeinUser]\Eigene Dateien\ TechnischeBerichte\TD_DaimlerCrysler_Gildemeister_Mustermann_20090512\_DaimlerCrysler_Gildemeister_Mustermann_20090512.doc"

Sie können dieses Problem recht einfach durch eine Substitution eines Laufwerkes lösen. Das bietet gleichzeitig den Vorteil, dass Ihr PC übersichtlicher wird.

Wechseln Sie in Ihren ‚Autostart’ und öffnen Sie dort eine CMD Box. Tippen Sie subst, um sich mit dem Befehl vertraut zu machen, dieser ist Ihre Lösung.

Der mailonizer in der Version BASE/PRO/EXTREME markiert jede gespeicherte Mail im Betreff mit  [ReqId] user.id[/ReqId] *)

User     -          Benutzername

Id         -          Eindeutige Nummer der eingegangenen Mail

a)      Dies dient der sichtbaren Kontrolle, dass gespeichert wurde.

b)      Es bietet die Möglichkeit, mit dem Standardfilter Vorgänge zusammenzufassen, das alle Einträge in einem Ordner gespeichert werden.

Beispiel:

Alle Antworten zu dem Request 3315 sind in dem Ordner D:\mail\Request\euhus_3315 gelandet.

*) Ab der Version 1.2 wird der Betreff um den Eintrag [mailonizer.user.id] erweitert.

Sie können die automatische Registrierung neuer E-Mails in den Optionen ausschalten, indem Sie die Checkbox 'E-Mail Registrierung' deaktivieren, siehe Bild.

Sie wollen eine E-Mail, die über einen Link auf einer Homepage generiert wurde, so gestalten, dass diese in einem vorher definierten Pfad landet ? Sehen Sie dazu unsere Lösung Onlinebewerbung ablegen im Bereich Lösungen.

Sie können beliebige Dateien direkt aus dem Explorer per E-Mail versenden. Das funktioniert durch Anwählen der Datei, rechte Maustaste. Mit dem Eintrag 'Senden an -> E-Mail-Empfänger' wird eine neue E-Mail mit dem Standard E-Mail Programm geöffnet. Es wird der Eintrag 'Per E-Mail senden: [Dateiname]" im Betreff der E-Mail automatisch eingetragen.

Genau diese Informationen können für die automatische Filterung des mailonizer genutzt werden, indem der Starttrigger

auf 'Per E-Mail senden:' und der Endtrigger auf die Dateiendung z.B. '.pdf' gesetzt wird.

Es wird im Zielordner ein neuer Pfad mit dem Namen 'MailonizerFyler' angelegt und die E-Mail dort abgelegt.

Sie können die E-Mails in den Formaten MSG, HTML oder TXT speichern.  In dem Filtermenü können Sie diesen Eintrag je Filter unterschiedlich setzen, siehe Bild.

Der mailonizer führt automatisch Protokolldateien zur Überprüfung. Falls Sie diese Protokollfunktion deaktivieren wollen, können Sie das folgendermaßen. In dem Abschnitt GENERAL in der mailonizer.ini finden Sie dazu den Eintrag logging.

[GENERAL]

logging=0

Sie haben die Protokollierung deaktiviert. Wir empfehlen diese Funktion, da Sie die erfolgreiche Archivierung dokumentiert und Ihnen so die Sicherheit einer Protokollierung gibt. 

Der mailonizer PRO und EXTREME bietet Ihnen die Möglichkeit nach Schlüsselwörtern zu suchen. Um die Suche möglichst CPU schonend zu gestalten, ist eine alternative Eingabe von Schlüsselwörtern ( Meyer oder Müller) nicht möglich. Es müssen alle angegebenen Schlüsselwörter gefunden werden, alles andere führt zum Abbruch, es wird nicht gespeichert.

Bitte überprüfen Sie den Link in den ‚Autostart’ Ordnern Ihres Rechners. Sie sollten mindesten eine Verknüpfung Mailonizer.lnk antreffen. Diese wurde durch das Setup dort angelegt. Diese Datei kann entweder in Ihrem persönliche Ordner oder in dem Order für alle User enthalten sein.

Manuelle Erstellung:

Sie können diese Datei auch manuell im Verzeichnis C:\Programme\Mailonizer erstellen. Öffnen Sie dieses Verzeichnis im Explorer, klicken Sie mailonizer.exe mit der rechten Maustaste an und gehen Sie auf den Menüpunkt ‚Verknüpfung erstellen’. Kopieren Sie diese Datei in das Autostart Verzeichnis Ihres Users.

Bitte überprüfen Sie den Zustand der Lizensierung. Sie erkennen den Status der Freischaltung in der Kopfzeile der Software. Ein Filter besteht bisher nur in der Variante FREEWARE. Kontrollieren Sie den Status der weiteren Filter. Jeder Filter kann einzeln deaktiviert werden, sind Ihre Filter alle aktiv und werden diese auch angezeigt.

Sie haben die mailonizer Freeware erfolgreich installiert und am nächsten Tag streikt die Software ? Bitte überprüfen Sie in den Optionen, ob die Freeware Begrenzung ‚zugeschlagen’ hat. Diese wird üblicherweise über eine Messagebox angezeigt, aber die kann man im Eifer mal wegklicken. 

Sie müssen die Funktion ‚Posteingang sichern’ oder ‚Gesendet sichern’ manuell wieder aktivieren. Dies ist eine Beschränkung der Freewareversion, in den Vollversionen ist die komplette Funktion automatisch.

Man kann die Filtereinstellungen bequem testen. Nach der Änderung eines Filters erfolgt die Abfrage, ob man den Filter testen will ja/nein.

Beantworten Sie diese Frage mit Ja, können Sie anschließend über den Button 'Filtertest' den Test durchführen.

Dazu wird eine E-Mail generiert, die an Sie selbst geht. Der markierte Teil muss noch individuell angepasst werden. In diesem Fall wurde der Eintrag 'NeueMaschine' hinzugefügt.

Die Email sollte sowohl beim Senden, als auch beim Epmfangen im Ordner D:\mails\mail\Maschine\NeueMaschine\... landen.

Nach der Deinstallation kommt es vereinzelt dazu, dass Outlook mit einer Fehlermeldung aufstartet, dass die Redemption.dll nicht gefunden werden kann. Sie können dies in den 'Erweiterten Optionen' unter Outlook lösen, indem Sie die folgende Checkbox deaktivieren, wie auf dem Bild gezeigt.

Der mailonizer speichert seine Daten im Anwenderverzeichnis. Hier findet Ihr auch die mailonizer.ini, die language.ini und die tracking.ini. Mit diesen Dateien wird das komplette Verhalten gesteuert.

Zu finden ist das Verzeichnis in XP unter

C:\Dokumente und Einstellungen\[USER]\Anwendungsdaten\mailonizer

Unter Vista/WIN 7 findet Ihr das Verzeichnis unter

C:\Users\[USER]\AppData\Roaming\mailonizer

Durch das Umbenennen/Löschen des Ordners mailonizer im Anwenderverzeichnis kann man das Verhalten des mailonizer zurücksetzen. Der mailonizer verhält sich dann, wie bei der Neuinstallation und fragt nach den entsprechenden Informationen, wie Ablageort, Registrierung, usw.

Zu finden ist das Verzeichnis in XP unter

C:\Dokumente und Einstellungen\[USER]\Anwendungsdaten\mailonizer

Unter Vista/WIN 7 findet Ihr das Verzeichnis unter

C:\Users\[USER]\AppData\Roaming\mailonizer

WICHTIG: Natürlich werden auch alle Lizenzcodes gelöscht, also besser vorher sichern bzw. ausdrucken